許多人常覺得自己忙得暈頭轉向，但一段時間下來檢討進度，卻落得個「無事忙」的結論，因為大部份的時間，都奉獻給了緊急卻不重要的事情。
生活和工作上的大小事，其實都可以以「緊急」為經，「重要」為緯，分為四個狀況：一、重要且緊急，二、重要但不緊急，三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。
仔細思考上述四類事情對你的意義，來安排工作的優先順序。這四個象限，正應該是時間和精力分配的優先順序。
1.列一張表，將年度、季度及每月的工作目標列出。
2.訂出上述工作目標的進度。
3.根據重要工作目標的進度，分配每天的工作，將大部份的時間分配給「重要且緊急」和「重要但不緊急」的事。
4.用零碎時間和出外用餐時間，處理「緊急但不重要」的事。
5.盡量不要去做「不重要也不緊急」的事。
時間分配三大法則: 記錄 管理 整合時間
紀錄:從整體的角度來了解你的時間都用在哪裡：從一天、一週、一個月不同的層次來檢視，你的時間是如何用掉的。
管理:抓出浪費時間的魔鬼：量化比較之後，你會驚訝地發現，原來自己竟然在某一件不重要的事情上花了那麼多的時間。找出浪費時間的癥結，就能思考如何改進。
整合時間:了解你的「生理時鐘」：熟悉自己精力與腦力的巔峰時段。決定把這些不同層級的精力花在哪裡，在工作效率最佳的時段做最重要的事，把低潮時段用來做較不重要的事。人不可能整天發狂似地高速工作。
1.把時間列表管理，弄清楚平常都把時間用在哪些地方。
2.把零碎時間整合為完整時間。
3.哪些工作今天應做完而未完成，列入明天的工作計劃中。
4.每週固定留一點不被打擾的時間、空間給「思考」。
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